整理‧撰文 / 陳立唐 編輯 / 陳清稱

開會時間已到,但大家仍然姍姍來遲?一開會動輒3∼4個小時以上,最後卻沒有結論?時不時就召集會議,卻沒有重要的事情要討論?大家輪番上台報告聽到最後都無法集中注意力?如果你也有過上述的開會經驗,不妨試試「時間限制」開會法。

時間限制,顧名思義就是事先規範會議開始與結束的時間,並且設定詳細的議程,嚴格地監控會議的進行。控制時間的目的在於,擺脫無聊的會議,同時能夠重視「時間成本」的觀念。

計算成本的時候,我們很容易看到「外顯」的費用,比方說,花了多少錢、投入了多少原物料等,卻很容易忽略「時間」這項珍貴且不可逆的資源。當我們選擇做某一件事時,也就意謂著無法在同一時間,去做另外一件事,就像當我們選擇找許多人開會,就沒辦法同時讓與會者外出跑業務、從事研究或靜下心來思考決策等。而大部分這些工作的報酬,幾乎都會大於「開會」所帶來的成果。

常見的「時間限制」做法,包括減少開會「次數」與「長度」。控制次數的多寡,可先自問「是否一定要開這個會?」若沒有適當理由,那就沒有召開的必要性。而會議長度也可藉由「準時」開始和結束,以及事先設定每個人的發言時間,有效掌控。

對工作者來說,在開會中落實「時間限制」,並不見得一定需要使用特殊工具,才能將時間運用在更高附加值的地方,更關鍵在於,是否能把「時間成本」的概念放在心上,從會議前的準備、會議中的控制、以及會議後的收尾等每個流程,一方面減少時間,另一面提升每一次會議的效果,雙管齊下,就能更有效地改善工作效率。

DOs
1 每次開會,都拿出表來計時,強制控制時間的進行。
2 事先準備愈充分,時間就愈能節省下來。
3 適合例行報告、工作進度報告等會議。

DON'Ts
1 不要在過短的時間,塞進過長的議程,否則開會沒有品質。
2 就算時間要結束了,也不能略過「做結論」步驟,即使結論是「擇期再開」。

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